PAP, le bon sens au service de la performance

Autodidacte, Alain Gouhier, le dirigeant de PAP, a débuté à 14 ans, sa carrière, agrémentée de nombreux cours du soir. Après vingt ans passés chez le spécialiste du freinage PL Wabco, d’abord en dessin industriel, puis au commerce, et enfin aux achats, il entre chez Gabriel (amortisseurs), à la direction commerciale première monte, puis globale, avant de récupérer l’administration des ventes, le marketing… Des opportunités qui ont permis son évolution professionnelle, et lui ont forgé un solide caractère, teinté d’une grande bienveillance, souvent masquée, mais qui constitue sa personnalité atypique.

Après un passage de trois ans chez Continental Teves, un appel de Patrice Godefroy, président d’IDLP, va faire naître la fibre entrepreneuriale d’Alain Gouhier.

Nous sommes fin 2003, les deux hommes évoquent le projet de concevoir une plate-forme de distribution de pièces détachées automobiles à destination des grossistes. A l’époque, le marché est balbutiant, très peu d’exemples existent. Certes, Dasir et quelques autres se sont lancés, avec succès, dans l’aventure, mais globalement, nous parlons d’une activité nouvelle.

“Nous sentions qu’il y avait quelque chose à faire, sans toutefois savoir précisément où nous allions, ni connaître l’aboutissement du projet. Nous étions juste certains de l’importance de nous positionner sur le secteur”, reconnaît aujourd’hui Alain Gouhier.

Le 17 mars 2004, la structure ouvre ses portes. Elle s’appelle PAP et enregistre un revers dont se souvient encore son dirigeant – “85 euros de ventes sur le premier jour” –, qui mesure le chemin parcouru : “Cette année constituera un bon millésime, puisque nous devrions atteindre 45 à 50 millions d’euros.” On rappelle que PAP stocke 146 000 références, pour une valeur d’environ 11 millions d’euros. “Quand on se lance dans cette activité, il faut de suite investir lourdement dans la mise en stock, c’est la clé. Notre mission consiste à pallier les manques chez les distributeurs, avec la plus grande réactivité possible”, analyse-t-il.

Les 5 axes de PAP

Pour y parvenir, Alain Gouhier a déterminé 5 axes. Bien gérer le flux des hommes tout d’abord, et déterminer les déplacements les plus rationnels pour ne pas perdre de temps. Le second axe touche au flux des pièces. Il s’agit notamment de regrouper tous les fast movers au cœur de l’atelier, au plus près de la préparation de commandes. “Nous sommes les seuls à travailler en Kanban, depuis six à sept ans sur ces familles.” Vient ensuite l’occupation du temps. “Nous payons les loyers 24 heures sur 24, donc nous travaillons en trois équipes, nuit et jour, sauf le week-end.” L’occupation de l’espace fait aussi l’objet de toutes les attentions du chef d’entreprise. “Nous disposons de 3 300 m² au sol, et 8 000 m² en développé. Mais, en fait, nous utilisons des m³”, raccourcit Alain Gouhier. Chez PAP, les pièces sont donc rangées en fonction de la taille des boîtes. Les étagères présentent des espacements qui correspondent à leur hauteur. “En mettant en place ce système, j’ai réussi à gagner 30 % d’espace au sol.”

Enfin, le cinquième axe s’intéresse à la rigueur. “Nous avons 450 clients en compte. Nous avons déterminé un fil conducteur, une sorte de colonne vertébrale à laquelle tout le monde se conforme. Hors de question de faire du cas par cas pour satisfaire le client, car tout devient vite ingérable.” Les exceptions génèrent en effet des coûts non maîtrisés, que refuse Alain Gouhier.

Glorieux passé

Si le premier étage renferme les bureaux, les services administratifs de la plate-forme, deux salles de réunion aux noms évocateurs, Robert Perrin-Objois et Jean Maurus, rappellent le glorieux passé du site. Car avant que Patrice Godefroy ne rachète cette friche industrielle, elle avait prêté ses murs à l’aventure Accam, l’une des premières plates-formes du genre en France.

La réception des marchandises

PAP reçoit entre 600 et 800 palettes de matériel par semaine. Lorsque les pièces arrivent, la conformité de la commande est vérifiée et l’information très vite transmise aux services administratifs. Il faut être très réactif, le but étant que les pièces soient disponibles au plus vite à la vente. “Une fois que tout est entré dans le système, on gère les priorités de rangement en fonction des taux de service, sur la famille concernée. C’est-à-dire que certaines pièces qui sont ici depuis quinze jours, mais sur lesquelles nous présentons un bon taux de service, ne seront pas rangées de suite. On va privilégier la mise à dispo des pièces sur lesquelles on n’a pas un bon taux de service, afin de l’améliorer.” On ne gère donc pas en FIFO (First in First Out) chez PAP.

Le stockage

L’allée centrale du rez-de-chaussée mesure 2,1 m de large. Simplement parce qu’une euro palette fait 80 x 1,2 m. On peut donc circuler à côté, sans toutefois perdre de place de stockage. Cette allée centrale dessert des allées secondaires de 1,5 m dans lesquelles sont rangées les pièces.

Tout est très flexible ici. PAP est exploité dans un bâtiment sans poteau porteur positionné un peu partout. Ainsi, rien ne vient empêcher une modification d’organisation. Remplacer des racks de 80 cm par des modèles en 110 ou en 40 ne pose aucun problème.

Quand un magasinier range une pièce, elle est scannée avec une douchette. Cette opération sanctionne le fait que le composant est maintenant rangé à sa place, et qu’il est donc dispo à la vente.

Le Kanban, clé des fortes rotations

Dans une autre partie du bâtiment, Alain Gouhier entrepose 800 palettes, dans le cadre du système Kanban. Revenons sur cette méthode si particulière de stockage, issue des systèmes de production japonais. “Nous attribuons un nombre de pièces à chaque casier de grande vente, qui correspond à la consommation estimée de cette référence, par semaine. Dans ce casier, il y a l’espace nécessaire pour stocker deux Kanban, donc deux semaines de consommation physique.”

Dès lors qu’il ne reste plus dans le casier que l’équivalent d’un Kanban, c’est-à-dire une semaine de consommation, l’ordre de réapprovisionnement est automatiquement lancé au magasin précité. L’état des lieux des casiers se fait chaque jour à 8 h 30. Une organisation au plus près du flux tendu, pour optimiser le stockage. “Dans le cas contraire, comme je passe mes commandes chez les fournisseurs pour deux mois et demi, il me faudrait 5 fois plus d’espace de stockage là où se situent les références les plus tournantes, ce qui serait dommageable pour la rapidité des flux”, analyse Alain Gouhier. Aujourd’hui, 40 à 50 % des ventes se font via cette méthode, pour 15 % des références.

Préparation de commande

Quand un bon de picking arrive en préparation, les opérateurs ont trente minutes pour finaliser la commande. Le matin, une commande tombe toutes les secondes. C’est un vrai défi.

Une fois la préparation finie, le bon de picking se transforme en bon de livraison, après une ultime vérification du contenu, par scan de toutes les pièces. Un tampon à encre invisible est enfin apposé sur le code-barres de la pièce, afin de s’assurer que la pièce vient bien de chez PAP, en cas de retour et de garantie. Ensuite, les colis vont dans des bacs ou des chariots métalliques.

A l’accueil

Un chauffeur qui arrive pour récupérer sa commande se retrouve face à de larges écrans, un peu comme dans un aéroport. Il visualise ainsi facilement, grâce à des couleurs, le nom du client, le statut de la commande (attente, préparation, finalisée…) et le temps d’attente restant avant d’obtenir sa marchandise. Ce système, très visuel et rapide, permet de gagner du temps, tout en évitant l’échauffement des esprits. Car le lundi, jusqu’à 30 personnes peuvent attendre ici !

PAP Drive

Alain Gouhier a eu une autre idée, inspirée cette fois de la grande distribution. En marge du système classique de préparation et d’enlèvement, PAP a mis en place un système de “drive” pour des clients VIP.

A l’entrée, un container métallique à plusieurs casiers (un par client) a été installé. A l’intérieur, les chariots métalliques contenant les pièces du client distributeur. Les horaires de passage du chauffeur ont été prédéterminés, et les préparateurs doivent avoir fini la préparation avant cet horaire. Mais ce qui complique l’opération, c’est que ces clients privilégiés peuvent commander jusqu’à trente minutes avant l’horaire de passage du chauffeur. Ce n’est qu’à ce moment que la préparation commence. Les opérateurs peuvent alors avoir une vingtaine d’ordres de commande à finaliser en trente min pour le même client ! Une fois la commande finie, le chariot va dans son container fermé, dont le chauffeur a la clé. Il lui suffit de le prendre et de s’en retourner.

Les expéditions

Les premières expéditions débutent à 11 h 30, pour des livraisons avant 15 heures, jusqu’à 200 km de Paris. La seconde vague part à 17 heures, à destination de la France entière, suivie d’une autre à 19 heures, puis à 20 heures. A noter qu’un affrètement spécifique part à 18 heures pour alimenter “un site Web”.

La nuit, les chauffeurs peuvent aussi venir récupérer des commandes pour les livrer en sas fermé, en région parisienne. La zone d’expédition pour la province date des débuts de PAP, lorsque la structure expédiait 1 000 colis par mois. Aujourd’hui, avec 7 000 expéditions mensuelles, l’organisation a atteint ses limites. La zone va donc être complètement revue à la rentrée.