Z. Rahal et T. Dupré, Autodistribution Gobillot Rhône : "Nous pouvons évoluer vers le 100 % dématérialisé"

J2R : Pouvez-vous présenter Autodistribution Gobillot Rhône et sa relation ancienne avec le Golda ? 
Zoulika Rahal : Notre entreprise est une filiale du groupe Autodistribution, dirigée par Henrique Inacio. Nous comptons 13 agences réparties en Rhône-Alpes et plus de 2 500 clients. Nous avons adhéré au Golda dès ses débuts, il y a trente ans. Depuis, nous utilisons ses outils en suivant leurs évolutions. En 2018, lorsque nous avons voulu mettre en place la dématérialisation de nos factures avec les collectivités locales (avec l'outil Chorus), le Golda nous a accompagnés et nous a décerné le prix Adhérent Distributeur. Récemment, nous avons été sollicités pour déployer la dématérialisation de nos factures en fichiers PDF. Nous avons accepté avec enthousiasme.

J2R : Pour la seconde fois, vous êtes donc entreprise pilote. Comment se passe la mise en place de ce nouvel outil ?
Z.R. : Notre directeur général nous y a encouragés en nous faisant confiance. Nous aimons être pilotes, car on apprend plein de choses et c'est un gain énorme pour notre société. Le test a donc démarré en juin, avec deux clients. Thiphaine et moi définissons et testons les procédures mises en place des flux de données. Ensuite, mon équipe ADV effectue les réglages pour nos clients. Aujourd'hui, nous en sommes presque à la validation du projet. Nous finalisons sa mise en place en améliorant quelques points. D'ici à la fin de l'année, nous devrions pouvoir commencer à ouvrir le flux à nos autres clients.

Tiphaine Dupré : Nos deux clients "cobayes" sont des réparateurs, avec des typologies techniques particulières. Le premier demande une facture globale en fin de mois. L'autre veut une facture par bon de commande. Notre système a fonctionné immédiatement. Nous avons ensuite réalisé quelques ajustements pour que nos clients retrouvent tous les éléments du papier sur la facture PDF. Par exemple, il manquait notre logo et le numéro de client que nous avons fait ajouter.

J2R : Concrètement, comment s'est passée votre coopération avec le Golda pendant cette phase d'expérimentation ?
T.D. : Au début, nous organisions une réunion avec l'équipe du Golda à chaque facturation pour échanger nos idées – soit deux à trois fois par mois. Puis, nous effectuions nos ajustements et le Golda faisait les siens. Ensuite, nous répétions les tests. Cet accompagnement a été très important. En effet, le Golda trouve toujours des solutions, et grâce à lui, la mise en place de nouveaux outils est rapide et à faible coût. Pour couronner le tout, nos rapports avec son équipe sont très positifs.

Z.R. : Historiquement, dès qu'on échange des flux numériques importants, on fait appel au Golda. Cela avait déjà été le cas avec Chorus et la carte achat (pour les grandes structures de l'État). Le groupement ne nous laisse jamais en difficulté. Je remercie d'ailleurs son équipe pour son professionnalisme et son accompagnement.

J2R : Finalement, quels sont les apports pour votre entreprise de cette dématérialisation des factures de vos clients ?
Z.R. : L'envoi de factures en format PDF va améliorer l'image de la société car nous allons pouvoir proposer ce service à tous nos clients. Alors que jusqu'à maintenant, seule une centaine de clients voulaient une facturation digitale. Mon équipe perdait donc beaucoup de temps à leur scanner les factures papier. Elle va être libérée de ces tâches par ce système entièrement automatisé. Ensuite, cet outil nous prépare au passage à la facturation électronique des entreprises bientôt exigée par l'État. Il ne nous reste plus que quelques ajustements à réaliser dans nos fichiers clients pour être conformes. La facturation digitale de nos clients institutionnels est déjà en place. Au total, nous en sommes donc à un tiers de la dématérialisation de l'ensemble de nos clients. Avec notre nouvel outil, nous allons pouvoir évoluer petit à petit vers 100 % de dématérialisation.